Introdução
A Bienal do Livro Rio é um dos maiores eventos literários do Brasil, atraindo milhares de visitantes ávidos por novas histórias e experiências. Em sua edição de 2025, a Mupi Systems teve o privilégio de participar ativamente, fornecendo sua expertise em agendamento online para uma das atrações mais populares: as Escape Rooms. Esta publicação detalha nossa contribuição, os desafios inerentes ao agendamento de alto volume em eventos de grande porte e como a plataforma eAgenda se destaca como uma solução eficiente.
Os Desafios do Agendamento Online em Eventos de Grande Porte
Eventos como a Bienal do Livro Rio apresentam um cenário único e desafiador para o agendamento online. A alta demanda e a natureza efêmera das atrações exigem uma plataforma que não apenas gerencie agendamentos, mas que também seja capaz de lidar com picos de acesso e regras complexas. A seguir, detalhamos os principais desafios enfrentados e como a Mupi Systems, através do eAgenda, ofereceu soluções eficazes.
1. Grande Volume de Acesso e Agendamentos Simultâneos
Um dos maiores obstáculos em eventos populares é o volume massivo de acessos e agendamentos que ocorrem em um curto espaço de tempo. Milhares de usuários tentam garantir seu lugar em atrações como as Escape Rooms simultaneamente, o que pode sobrecarregar sistemas menos robustos, resultando em lentidão, erros e uma experiência frustrante para o usuário. A plataforma eAgenda foi projetada para suportar essa carga, utilizando uma arquitetura escalável que garante a estabilidade e a velocidade necessárias mesmo em momentos de pico. Isso permitiu que a Bienal do Livro Rio oferecesse um processo de agendamento fluido e eficiente, mesmo com a alta procura pelas Escape Rooms.
2. Limitação de Agendamentos por Usuário (CPF e E-mail)
Para garantir que o maior número possível de visitantes tivesse a oportunidade de participar das Escape Rooms, era crucial implementar um sistema que limitasse o número de agendamentos por indivíduo. A plataforma eAgenda permitiu a configuração de regras que impediam agendamentos duplicados ou excessivos por CPF e e-mail. Essa funcionalidade é vital para evitar fraudes e garantir uma distribuição justa das vagas, assegurando que a experiência fosse acessível a um público mais amplo e que as vagas não fossem monopolizadas por poucos usuários.
3. Restrições de Idade para Participação
Algumas atrações, como as Escape Rooms, podem ter restrições de idade devido ao conteúdo ou à complexidade dos desafios. O eAgenda oferece a flexibilidade de incorporar essas regras diretamente no processo de agendamento. Isso significa que, ao tentar agendar, o sistema verifica automaticamente se o participante atende aos requisitos de idade, bloqueando agendamentos de usuários que não se enquadram e garantindo a conformidade com as diretrizes do evento. Essa funcionalidade simplifica a gestão para os organizadores e evita situações de não conformidade no local da atração.
4. Gerenciamento de Lista de Espera
Em eventos com alta demanda e vagas limitadas, é comum que alguns participantes não compareçam, deixando vagas ociosas. Para otimizar a ocupação e a experiência do público, o eAgenda incluiu um sistema de lista de espera. Quando todas as vagas para um determinado horário estavam preenchidas, os interessados podiam se inscrever em uma lista de espera. Em caso de desistência ou não-comparecimento, o sistema notificava automaticamente os próximos da fila, permitindo que as vagas fossem preenchidas rapidamente e minimizando perdas de oportunidade para os visitantes e para a organização do evento.
5. Agendamento com Acompanhantes e Validação de Dados
Considerando que as Escape Rooms são atividades em grupo, a plataforma eAgenda foi configurada para permitir que um único agendamento incluísse múltiplos participantes. Além disso, para garantir a integridade dos dados e a participação efetiva, foi implementado um sistema de validação onde os dados completos dos acompanhantes deveriam ser informados dentro de um prazo estipulado. Caso contrário, o agendamento era automaticamente cancelado, liberando as vagas para outros interessados e otimizando a gestão das sessões.
Conclusão
A participação da Mupi Systems na Bienal do Livro Rio 2025, através da plataforma eAgenda, demonstra a capacidade da nossa tecnologia em lidar com os desafios complexos do agendamento online em eventos de grande escala. Ao oferecer soluções para o alto volume de acessos, controle de agendamentos por usuário, restrições de idade e gerenciamento de lista de espera, a eAgenda provou ser uma ferramenta indispensável para otimizar a experiência do público e a eficiência operacional dos organizadores. Estamos orgulhosos de ter contribuído para o sucesso de uma das atrações mais procuradas da Bienal e continuamos comprometidos em desenvolver soluções inovadoras que atendam às necessidades dinâmicas do mercado de eventos.